Ahlbäck Agency: CRM kirjastusõiguste haldamiseks, mis toidab ka avalikku veebi

Väljakutse

Kirjandusagentuuri töö on lepingute võrgustik. Üks raamat võib olla müüdud kümnetesse keeltesse, igaüks oma tingimuste ja tähtaegadega, ning lisaks raamatuõigustele müüakse ka filmi- ja teleõigusi.

• Iga keel ja territoorium on eraldi tehing. Tõlkeõigused müüakse keele või territooriumi kaupa, sageli eri kirjastustele ja eri aegadel. Ühe teose juures võib olla kümneid kehtivaid lepinguid.
• Lepingud aeguvad ja õigused tulevad tagasi. Litsents kehtib kindla aja. Kui aegumist ei märgata, jääb õigus kasutamata. Agent peab teadma, millised õigused on uuesti müümiseks vabad.
• Agendid ja alamagendid eri turgudel. Osa turge kaetakse otse, osa kohalike alamagentide kaudu. Iga lepingu juures peab olema selge, kes tehingu tegi ja kellega suhelda.
• Sama info oli vaja ka veebis. Raamatud, autorid ja välisväljaanded peavad olema avalikus veebis kaanepildi ja kirjeldusega. Topelt sisestamine CRM-i ja veebi kulutab aega ja tekitab vigu.

Lahendus

Ehitasime agentuurile eritellimusel CRM-i ja tegime sellest kogu raamatu- ja õigusteinfo ühtse allika.

Raamatute, väljaannete ja õiguste haldus

CRM-is on iga raamatu juures selle autor, väljaanded ja trükid ning kõik müüdud publitseerimisõigused. Iga lepingu juurde salvestub, millal see sõlmiti, millises riigis, millise agendi kaudu ja millal see aegub.

Automaatika teeb rutiinse töö ära: muudab lepingute ja õiguste staatuseid, tuletab aegsasti meelde aeguvad lepingud, kontrollib kattuvusi, näiteks kas sama keele või territooriumi õigus on juba müüdud, ja saadab vajalikud e-kirjad. Nii näeb agentuur ühest kohast, millised õigused on müüdud ja millised on uuesti müügiks vabad.

CRM-i võimalused:

• raamatud, autorid, väljaanded ja trükid
• pakkumised kirjastustele (submissions)
• publitseerimisõiguste lepingud ja litsentsid
• lepingu kuupäev, riik ja agent
• automaatsed staatusemuutused
• aegumiste meeldetuletused
• kattuvuste kontroll
• automaatsed e-kirjad

CRM toidab avalikku veebi

Ehitasime agentuurile ka avaliku veebi ahlbackagency.com WordPressil ja PHP-l. Suurem osa selle sisust tuleb CRM-ist API kaudu. Raamatute lehed, autorid ja välisväljaannete kaanepildid uuenevad veebis, kui agent muudab andmeid CRM-is.

Nii hallatakse infot ühes kohas ja veeb on alati ajakohane. Agentuuri meeskond ei pea sama raamatut kahte süsteemi sisestama.

Integratsioon veebiga:

• Node.js API WordPressile
• raamatute ja autorite andmed veebis
• kaanepildid ja välisväljaannete kaaned CRM-ist
• muudatused jõuavad veebi ilma topeltsisestuseta

Tulemus

Õiguste ja lepingute info on ühes süsteemis, rutiinne töö on automatiseeritud, tähtajad ei lähe kaduma ja avalik veeb on alati CRM-iga kooskõlas.